Eine Plattform von der Anfrage bis zur Durchführung

Vorher

Eine große Excel-Tabelle, Telefon und E-Mail.

Veranstaltungen wurden in einer großen Excel-Tabelle auf SharePoint geplant. Alles andere lief über Telefon und E-Mail: Anfragen, Termine, Trainer, Änderungen. Niemand prüfte systematisch, ob eine Veranstaltung vollständig und korrekt war, und bis zur Buchung ging es oft mehrfach hin und her.

Heute

Ein Prozess von der Anfrage bis zur Durchführung.

Anfrage, Planung, Buchung und Durchführung sind Schritte eines Prozesses auf einer Plattform. Jede Veranstaltung durchläuft denselben Weg, und alle Beteiligten arbeiten mit denselben Daten.

Die Herausforderung

Viele Beteiligte, Termine und Orte, und jede Veranstaltung muss genau so stattfinden wie gebucht.

Jede Veranstaltung verbindet eine Kundenanfrage, eine Planung, Trainer, Termine, Orte und die Nachbereitung. Die Plattform dahinter muss diesen ganzen Weg jeden Tag tragen und das auch weiterhin tun, während sie weiterentwickelt wird.

Der Lösungsansatz

Ein durchgängiger digitaler Prozess, Releases als Routine und Modernisierung in kleinen Schritten.

01 — Ein Prozess von der Anfrage bis zur Nachbereitung

Die Geschäftsprozesse laufen als BPMN-Modelle auf einer Prozess-Engine. Anfrage, Planung, Buchung, Trainereinsatz und Nachbereitung sind Schritte eines Prozesses, keine Übergaben zwischen getrennten Werkzeugen. Online-Termine erhalten ihr Microsoft-Teams-Meeting direkt aus der Plattform.

02 — Releases als Routine

Jede Änderung durchläuft eine automatisierte Pipeline: Build, Tests, Container-Image, Testumgebung, Produktion. Seit 2019 hat diese Pipeline 2.005 Backend- und 2.003 Frontend-Deployments in Produktion gebracht. Keines davon musste zurückgerollt werden.

03 — Modernisieren im laufenden Betrieb

Die Plattform läuft heute auf Java 25, Spring Boot 4 und CIB seven, die Oberfläche wechselte von Angular 14 auf 21. Vor jedem Schritt halten automatisierte Tests fest, was das System heute tut, und der Schritt wird geprobt, bevor er live geht.

In ihren Worten

„Die digitale Komplettlösung von The Quality Gate verschafft uns einen Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen Marktbegleitern in Sachen Transparenz und Außendarstellung bei unseren Kunden.”

— Pascal Weber, Geschäftsführender Gesellschafter, Gesundheit in Bewegung

„Digitale Prozesse steigern unseren Unternehmenswert! Geringere Kosten, höhere Effizienz, Transparenz und weitgehend personenunabhängige Abläufe sind jene Kriterien, die für uns am Markt von entscheidender Bedeutung sind.”

— Sarah Akherati, Geschäftsführende Gesellschafterin, Gesundheit in Bewegung

„Eine individuelle Softwarelösung, die unsere Prozesse nachhaltig optimiert und unser Wachstum unterstützt.”

Unser Verwaltungsmanagement-Tool hat die Organisation und Abwicklung unserer Aufträge grundlegend verändert. Zahlreiche manuelle Arbeitsschritte wurden automatisiert, wodurch wir unsere internen Abläufe erheblich effizienter gestalten konnten.

Seit der Einführung ist unser Auftragsvolumen deutlich gestiegen. Gleichzeitig haben sich die Anforderungen unserer Kunden und die Komplexität unserer Dienstleistungen erheblich weiterentwickelt. Ohne das Verwaltungsmanagement-Tool für unsere Veranstaltungen wäre die heutige Auftragsabwicklung in dieser Form kaum wirtschaftlich und organisatorisch darstellbar.

Der größte Mehrwert liegt für uns jedoch nicht allein in der Zeitersparnis. Die individuell entwickelte Software ermöglicht uns, komplexe Buchungsprozesse kundenfreundlich abzubilden, flexibel auf neue Anforderungen zu reagieren und uns durch innovative Lösungen vom Wettbewerb abzuheben.

Besonders schätzen wir das Verständnis für unsere betrieblichen Abläufe und die kontinuierliche Weiterentwicklung der Software.

Das Verwaltungsmanagement-Tool ist heute ein zentraler Bestandteil unserer Geschäftsprozesse und eine wichtige Grundlage für unser weiteres Wachstum.

— Sarah Akherati, Geschäftsführende Gesellschafterin, Gesundheit in Bewegung

Das Ergebnis

Eine Plattform, auf der das Geschäft seit 2019 läuft, auf aktuellem technischem Stand.

Dieselbe Plattform trägt das Geschäft seit 2019 von der Anfrage bis zur Durchführung. Sie wurde kontinuierlich weiterentwickelt und auf neue Technologiegenerationen gebracht, ohne die Prozesse anzuhalten, die auf ihr laufen.

Seit Einführung der Plattform hat sich das Auftragsvolumen verdreifacht, und die Buchungen sind durch neue Produkte und individuelle Kundenanforderungen deutlich komplexer geworden. Nach eigener Schätzung von Gesundheit in Bewegung spart die Plattform rund 1,5 Stunden pro Auftrag: durch automatisierte Abläufe, weniger E-Mail-Verkehr und eine einfachere Organisation. Ohne sie bräuchte das Team im Büro mindestens zwei weitere Mitarbeitende.

2026 laufen über 1.900 Veranstaltungen mit mehr als 3.300 gebuchten Modulen über die Plattform. Bei rund 1,5 Stunden Ersparnis pro Auftrag sind das etwa 2.900 Arbeitsstunden im Jahr.